Manajemen Event By STIKOM IMA

Mengelola suatu kegiatan (event) merupakan bagian penting bagi sebuah perusahaan, sehingga dituntut terlaksana secara sempurna.
    Tidak jarang kegagalan dalam penyelenggaraan kegiatan berdampak pada kepercayaan atau reputasi perusahaan di mata stakeholders, karena pada saat tersebut profesionalisme langsung dilihat oleh stakeholders dan masyarakat luas.
Event Organizer (EO) merupakan salah satu bisnis yang cukup menguntungkan. Dewasa ini,setiap kegiatan yang sifatnya menghibur masyarakat umum selalu menggunakan jasa event organizer sebagai salah satu penyukses kegiatan. Secara kasat mata kegiatan akan terlaksana dengan sukses dan berjalan lancar dan si empunya kegiatan juga tidak terlalu pusing memikirkan semua kegiatan karena telah diatur sepenuhnya oleh penyelenggara kegiatan ini.

Untuk memulai sebuah bisnis ini, seorang calon event organizer haruslah mempunyai daya kreatifitas dan inovasi yang tinggi serta jeli melihat keadaan di lingkungan pasar mereka. Hal tersebut disebabkan Event Organizer sebagai penyelenggara perhelatan apapun bentuknya memerlukan kemampuan managemen penyelenggaraan event yang profesional. Proses perencanaan, pengorganisasian sampai pada tahapan mengevaluasi untuk menjaga sustainability dari proses operasi EO perlu dimiliki oleh mereka yang akan terjun di bisnis ini.

Untuk memulai sebuah bisnis ini, seorang calon event organizer haruslah mempunyai daya kreatifitas dan inovasi yang tinggi serta jeli melihat keadaan di lingkungan pasar mereka. Hal tersebut disebabkan Event Organizer sebagai penyelenggara perhelatan apapun bentuknya memerlukan kemampuan managemen penyelenggaraan event yang profesional. Proses perencanaan, pengorganisasian sampai pada tahapan mengevaluasi untuk menjaga sustainability dari proses operasi EO perlu dimiliki oleh mereka yang akan terjun di bisnis ini.

Kesuksesan dalam menyelenggarakan sebuah event, sangat sulit untuk didapat tanpa adanya konsep dan perencanaan secara matang. Event-event seperti :
 launching product,
company gathering,
anniversary,
exhibitions,
seminar,
promosi, talkshow dan sebagainya, banyak dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan sebagai ajang untuk mempromosikan produk-produk baru. Baik dari perusahaan secara mandiri maupun melalui asosiasi perusahaan dan bidang produksi yang sama.
Dibalik dari kesuksesan sebuah event tersebut tidak terlepas dari adanya peran dari Event Organizer, mulai dari konsep acara, perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi kegiatan. Segment dari EO tidak hanya melulu dari perusahaan atau musik, tetapi kini mulai merambah event seperti pernikahan, ulang tahun, hingga syukuran.

Dibalik dari kesuksesan sebuah event tersebut tidak terlepas dari adanya peran dari Event Organizer, mulai dari konsep acara, perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi kegiatan. Segment dari EO tidak hanya melulu dari perusahaan atau musik, tetapi kini mulai merambah event seperti pernikahan, ulang tahun, hingga syukuran.

Event Organizer harus mampu membantu kliennya (client) untuk menyelenggarakan kegiatan yang diinginkan, seperti dari tahap persiapan sampai dengan event harus berjalan lancar dengan baik. Dalam menjalankan peran pada sebuah event acara, sebuah EO bertugas untuk mengkoordinasi, melayani, mensupport kepentingan yang bersangkutan, misalnya venue, peserta, akomodasi, transportasi, media massa, dan pihak-pihak terkait lainnya.
Bisnis EO dapat dikatakan merupakan bisnis yang mempunyai prospek bagus, konsumen tidak hanya berasal dari instansi pemerintah atau non pemerintah, tetapi masyarakat kelas menengah ke atas di perkotaan menjadi juga target konsumen pemakai jasa EO, biasanya mereka yang menginginkan kegiatan sempurna, tetapi tidak memiliki banyak waktu sehingga membutuhkan kepraktisan dalam mengorganisasikan kegiatan tersebut melalui jasa EO.
Untuk dapat menjalani EO tidak semudah seperti yang dibayangkan, beberapa bekal harus dimiliki pelaku bisnis dibidang ini, seperti pengalaman menjadi kepanitiaan dalam suatu kegiatan dapat menjadi bekal memulai bisnis EO, pemikiran tetnang ide-ide kreatif dan inovatif cukup menunjang, karena kepuasan dari pemilik acara menjadi tanggungan EO. Jejaring atau relasi bisnis yang luas akan sangat membantu bisnis EO, kepercayaan dari relasi bisnis sangat berguna untuk kelancaran sebuah event seperti sponsor, logistic event, venue dan pihak yang terkait dengan EO.
Selain itu kemampuan untuk mengelola atau mengorganisir juga sangat penting, karena akan mempengaruhi perjalanan bisnis EO sendiri seperti kemampuan mengelola keuangan, SDM dan kemampuan mengelola kelanjutan bisnis yang digeluti menjadi sangat penting.
Meskipun dalam perjalanan menggeluti bisnis EO akan menemui beberapa rintangan yang akan dihadapi dan tidak ringan, tetapi sebenarnya dengan modal ketekunan dan kerja keras, semua rintangan akan menjadi mudah diatasi dan menjadi pembelajaran untuk kesuksesan dunia bisnis EO.

Jasa Event
Jasa EO merupakan jasa penyelenggaraan sebuah acara yang terdiri dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan serta kekompakan kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan : deadline, target, scheduling, pressure, dan teamwork solidarity.
Peran EO sendiri selain melaksanakan penyelenggaraan sebuah acara berdasarkan pedoman kerja dan konsep acara juga harus mengelola konsep manajerial secara profesional.

Di negeri indonesia, konsep EO mulai muncul sekitar tahun 1990an dan semakin populer pada tahun 1998 pasca era krisis dimana banyak tenaga kerja yang kemudian mencari alternatif sumber penghasilan lain, salah satunya EO.Untuk mendirikan sebuah EO, beragam hal harus diperhatian mulai dari jaringan (network), permodalan dana segar yang cukup, SDM yang dinamis dan pekerja keras, semangat teamwork, kreativitas dan inisiatif yang tinggi, cermat dan peka terhadap perkembangan menjadi kunci kesuksesan EO.

Proposal yang dibuat menyangkut manajemen event yang menarik, adalah proposal manajemen event yang tidak terlalu banyak tulisan.
Namun lebih pada  menonjolkan kreatifitas, dan didukung dengan kemampuan verbal atau kemampuan dalam mengkomunikasikan konsep acara pada pihak sponsor.

Selain proposal yang menarik, kunci sukses dalam penyelenggaraan sebuah event adalah promosi. Dijelaskan Wobal bahwa promosi terkait event yang akan dilakukan, tentu saja tidak meninggalkan pembuatan banner, spanduk dan sejenisnya.
Kemudian juga EO harus pandai-pandai dalam menggandeng media partner. Bisa media cetak, elektronik sampai internet. Dimulai dengan membuat daftar media cetak yang berhubungan dengan kegiatan, misalnya acara musik maka media yang dituju adalah media yang didalamnya terkait dengan musik. Begitu juga radio maupun internet. Terlebih saat ini ada jejaring sosial seperti facebook maupun twitter yang bisa juga untuk dimanfaatkan.

Akhir-akhir ini telah suatu kecenderungan pada para pelaku pasar pariwisata untuk mengganti istilah ini menjadi " The Meetings Industry". Dunia MICE adalah dunia yang belum terjamah dengan baik di Indonesia. Padahal dunia MICE merupakan salah satu andalan pariwisata di beberapa negara maju. Dunia MICE merupakan salah satu dunia bisnis yang menjanjikan. Namun baru sedikit sekali pihak Indonesia yang mau bermain di dunia MICE. Mungkin salah satu penyebabnya adalah kurangnya pengetahuan tentang MICE di Indonesia. Namun di Indonesia sudah mulai ada lembaga pendidikan yang memberikan pendidikan tentang MICE. Banyak negara yang sudah menjadikan dunia MICE sebagai salah satu potensi wisatanya.
MICE, akronim bahasa Inggris dari "Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition" (Indonesia: Pertemuan, Insentif, Konvensi, dan Pameran), dalam industri pariwisata atau pameran, adalah suatu jenis kegiatan pariwisata di mana suatu kelompok besar, biasanya direncanakan dengan matang, berangkat bersama untuk suatu tujuan tertentu.


EO tidak ubahnya seperti sebuah kepanitiaan. EO juga sering diartikan sebagai jasa yang bertujuan mempermudah orang menyelenggarakan acara atau kegiatan.
Selama ini arti EO sering dikaitkan dengan pentas musik saja atau dunia entertainment. Padahal ruang lingkup EO sangatlah luas dan beragam.
Memilih SDM EO yang profesional.
Event Organizer adalah sebuah bidang pekerjaan yang membutuhkan kreativitas dan semangat kerja yang tinggi. Boleh dikatakan, orang-orang yang tertarik dengan bidang ini dipastikan memiliki tingkat kreativitas dan antusiasme di atas rata-rata.

Enam syarat EO

1. Creative : kaya ide & gagasan, memiliki naluri pemecahan masalah yang tinggi, pencipta terobosan baru, pelopor, memiliki jiwa seni dan kaya imajinasi. 2. Conceptual : mampu menuangkan ide secara sistematis dalam bahasa tulisan atau skema gagasan. 3. Communicative : mampu menyampaikan gagasan dengan teknik komunikasi yang baik. 4. Competence : dapat diandalkan karena memiliki reputasi, kemampuan dan keahlian yang dibutuhkan. 5. Conection : senang bergaul, pandai memulai hubungan baru, memiliki hubungan yang luas. 6. Commitment : bersungguh-sungguh dalam menjalankan tugas, memiliki semangat pantang menyerah, loyal pada janji dan profesi, disiplin dan setia kawan, bertanggungjawab.